マニュアルの更新は、改訂を承認しただけでは完了とは限りません。現場が開く参照先に旧版が残っていれば、違う手順を見ている可能性があります。自社運用で起きた参照残りを基に、承認版と実際の入口を照合する5欄の票を用意しました。
合同会社Leadfive 山下です。
さて、マニュアルの改訂を承認したのに、現場から古い手順について質問が戻ってくる。そんな時は、文章をもう一度書き直す前に、担当者が実際に開いている参照先を一つ確認してみてください。
Leadfiveのブログ運用では、公開確認を終えた記事について、現行台帳の旧参照欄に「レビュー待ち」の案内が残っていました。公開確認と参照欄の整合を別々に確認し、充当済みの状態へ揃えました。これは自社運用の記録で、顧客の事例や改善効果の測定ではありません。
更新の完了は、承認版と参照先を照合して決めます
改訂内容を承認したことと、使う人がその版を開けることを分けて確認します。最初に、改訂したマニュアルを一つ選び、次の切替確認票を埋める方法を提案します。
| 照合する欄 | 何を見るか | まだ確かめていなければ |
|---|---|---|
| 1. 承認した版 | 文書名、版の識別、承認を確認する記録 | 下書きと正式版を分けて残す |
| 2. 適用する日 | いつから、どの仕事で使うか | 決まっていなければ未決と書く |
| 3. 正本の参照先 | 実際に開くURLや保存場所 | 検索結果や最近使った一覧で代用しない |
| 4. 古い参照が残る場所 | 共有一覧、別マニュアル、案内文にある参照 | 調べていない場所を明記する |
| 5. 切替の確認 | 確認した人、日、開けた版、残った質問 | 更新済みと完了を同じ印にしない |
これは記事が提案する照合票です。どの会社でも同じ承認者や適用日を使うという規則ではありません。社内で決まっている手続きと、まだ決まっていない項目を分けてください。
調べる範囲を先に決めます
たとえば、社内の受付手順を変更するなら、手順の正本と、担当者が開く共有一覧を最初の対象にする方法があります。これは架空の使い方です。全社の文書を一度に調べたと扱わず、どこまで見たかを票に残しましょう。
変更履歴は、承認した版をたどれる形で残します
元の版と変えた箇所を確認できる状態にしてから、改訂後の参照先を揃えます。版名の付け方そのものより、どの内容が確認対象かを関係者が区別できることを優先する提案です。
Googleドキュメントの変更履歴の公式ヘルプでは、変更した人と内容を確認でき、名前付きの版を作れます。以前の版を見るには編集権限が必要です。担当者が閲覧できる権限だからといって、同じ履歴を見られるとは限りません。履歴の名前を残す方法と、誰が参照できるかを分けて確かめてください。
また、Googleドキュメントの編集提案の公式ヘルプでは、元の文章を直接置き換えずに変更を提案し、承認後に置き換える方法を説明しています。提案した状態を正式な手順として配る前に、何を承認したか確認する材料にできます。
道具の履歴と社内の承認記録は、同じ意味だと決めないようにします。編集日時が新しいだけの文書を、承認済みの版だと判断しないための確認です。
参照先は、案内した入口から実際に開きます
URLや保存場所を書き換えた後は、実際に使う入口から開いて内容を照合します。更新作業を行った記録だけで、利用する人にも新しい手順が届いたと結論づけないようにします。
- 共有一覧の文書名とリンクを開き、承認版と同じ内容か確かめます。見出しだけでなく、変えた手順の箇所を見ます。
- 別のマニュアルから同じ手順を参照している場合は、その入口も開きます。調べた参照元と、まだ調べていない参照元を分けます。
- 正本とは別にコピーを配っている場合は、どのコピーを更新対象にしたか記録します。確認していないコピーまで更新済みとしないようにします。
- 確認をする担当には、開いてほしい入口と変えた箇所を渡します。開けない場合は、その状態を残し、権限を独断で増やさず担当へ確認します。
Leadfiveの自社運用で起きた参照欄の残りも、この入口の確認に関する例です。一つの記録を直した後も、現行の別の欄から古い状態を読める場合があったため、同じ記事を指す参照を揃えました。他社でも同じ原因だという根拠にはしません。
参照先の整理と一緒に任せる仕事の範囲を考える場合は、業務引き継ぎの5項目を別に使えます。本稿の票は、仕事の渡し方そのものより、改訂後に読む版の切替を扱います。
旧版は、現行と区別する方法を決めてから扱います
旧版を残す必要と、今使う手順の案内を分けます。古い資料をすべて消すことを、更新の完了条件にはしない提案です。
「履歴として残す」「現行の入口からは外す」「まだ確認が済んでいない」の区別を票へ書きます。保存期間や削除の可否は社内規程や必要な確認に従い、この票だけで一括削除しないようにしてください。
旧版へ戻す必要が生じた場合も、以前の内容を使ってよいかを責任者が判断します。履歴があることと、その内容が現在の業務に合うことは別に確認する提案です。ファイルのコピーを増やす場合は、どれを現行として案内するかも決めます。
担当者から「前と違う」という質問が来た時は、変更箇所と適用日を見比べます。質問を読まなかったせいと決める前に、案内した入口が同じか確かめる方法を提案します。
AIに比べてもらうなら、確認済みの変更だけを渡します
AIを使う場合も、正式版の選択と切替の完了判断は人が行います。資料の整理だけで解消するなら、AIを追加することを前提にする必要はありません。
公開可能な架空の手順を使って、旧版と承認版の違いを表にする案は作れます。入力前には、秘密情報、個人情報、顧客の生データが含まれないことを確かめてください。AIへ社内資料を渡せるかは、社内の利用条件を確認してから決めます。
たとえば「この二つの架空の受付手順を比べ、変わった箇所と確認が必要な箇所を分けてください。本文にない承認者や期日を補わないでください」と頼む方法があります。これは入力文の例であり、実行して効果を測った結果ではありません。
戻ってきた表は元の二つの文書と照合し、抜けや追加を人が確認します。AIの比較結果だけで、参照先が切り替わったか、利用する担当へ伝わったかを確認したことにはなりません。
AIへの仕事の渡し方はAIに任せる範囲を決める方法も参照できます。切替確認票を使う時は、まず一つの正本と入口を選び、まだ確認していない項目を明記しておきましょう。
よくある質問は、完了した作業と未確認を分けて答えます
「更新しました」と一言で終わらせず、承認版の作成、参照先の変更、利用する入口での確認を区別して答えます。どこまでを確認したかが次の作業を決める材料です。
改訂日を新しくすれば最新版だと分かりますか？
改訂日は一つの識別情報ですが、それだけで承認内容や参照先の一致までは確認できません。実際に開く入口と、変えた手順も照合する提案です。
旧版は更新時に全部削除しますか？
この票は削除判断の代わりになりません。残す目的、保存条件、現行として使わない案内を決め、必要な確認に従って扱ってください。
参考資料
